FIAON › Ratgeber › Ratgeber

Kunde insolvent: Was Sie jetzt noch retten können

Von Johanna Brecht, Redakteurin für Verbraucherfinanzen · 9.9.2026 · 10 Min. Lesezeit

Der Brief kommt an einem Donnerstag und ist kürzer, als man erwarten würde. Absender: das Amtsgericht. Über das Vermögen der GmbH, die vier Jahre lang Ihr zweitgrößter Kunde war, ist das Insolvenzverfahren eröffnet worden. Offen sind bei Ihnen 18.400 Euro aus drei Rechnungen, die älteste vom März.

Der erste Impuls ist fast immer der falsche: anrufen, mahnen, einen Titel holen. Nichts davon führt jetzt noch weiter. Zwangsvollstreckungen einzelner Insolvenzgläubiger sind während des Verfahrens weder in die Insolvenzmasse noch in das sonstige Vermögen des Schuldners zulässig (§ 89 Abs. 1 InsO). Was stattdessen zählt, sind vier Dinge, die in die nächsten Wochen gehören – und eines davon bringt fast immer mehr Geld als die Quote am Ende des Verfahrens.

Vorher die unangenehme Zahl, damit die Erwartung stimmt.

Was am Ende wirklich ankommt

Das Statistische Bundesamt wertet aus, was in beendeten Verfahren tatsächlich verteilt wurde. In den 11.199 Unternehmensinsolvenzverfahren, die im Jahr 2024 beendet wurden, standen quotenberechtigte Forderungen von rund 12,1 Milliarden Euro einem zur Verteilung verfügbaren Betrag von rund 1,25 Milliarden Euro gegenüber. Das ergibt eine Deckungsquote von 10,3 Prozent. Die Verluste der Gläubiger summierten sich auf 10,85 Milliarden Euro.

Das ist ein Gesamtwert über alle Verfahren, und große Verfahren ziehen ihn nach oben. Näher am eigenen Fall liegen die Mediane je Verfahren: Wo überhaupt etwas zu verteilen war, standen 15.100 Euro bereit; wo Forderungen quotenberechtigt waren, lagen sie bei 162.100 Euro.

Dazu die Zeit. Die Verfahrensdauer lag im Median bei 4,7 Jahren.

Die Tabelle liest sich zunächst verkehrt: Längere Verfahren enden mit höheren Quoten. Verfahren ohne Substanz sind schnell vorbei, Verfahren mit verwertbarem Vermögen ziehen sich. Auf Ihr Geld warten Sie in beiden Fällen.

Und es trifft immer mehr Gläubiger. Für 2025 registrierten die Amtsgerichte 24.064 beantragte Unternehmensinsolvenzen, gut zehn Prozent mehr als im Jahr davor, mit voraussichtlichen Forderungen von rund 47,9 Milliarden Euro. In 64 Prozent dieser Fälle lagen die voraussichtlichen Forderungen unter 250.000 Euro. Es trifft also überwiegend überschaubare Beträge bei vielen Lieferanten gleichzeitig.

Der Beschluss, die Frist und die Tabelle

Im Eröffnungsbeschluss steht die Frist, auf die alles andere aufbaut. Das Gericht setzt sie nach § 28 Abs. 1 InsO fest; sie beträgt mindestens zwei Wochen und höchstens drei Monate. Bekannt gemacht wird er zentral unter insolvenzbekanntmachungen.de; wirksam ist die Bekanntmachung, sobald nach dem Tag der Veröffentlichung zwei weitere Tage verstrichen sind (§ 9 Abs. 1 InsO). Speichern Sie den Beschluss sofort als Datei ab: Nach § 3 InsBekV wird die Veröffentlichung spätestens sechs Monate nach Aufhebung des Verfahrens gelöscht.

Die Anmeldung richtet sich nach § 174 InsO. Sie geht schriftlich oder als elektronisches Dokument an den Insolvenzverwalter, nicht an das Gericht. Grund und Betrag der Forderung müssen angegeben werden, Urkunden sollen beigefügt werden. Beruht die Forderung auf einer vorsätzlich begangenen unerlaubten Handlung, sind die Tatsachen dafür schon bei der Anmeldung darzulegen – nachschieben ist mühsam.

Wer die Frist verpasst, ist nicht draußen. Verspätet angemeldete Forderungen werden im regulären Prüfungstermin mitgeprüft (§ 177 Abs. 1 Satz 1 InsO). Erst wenn der Verwalter oder ein Gläubiger widerspricht oder Sie nach dem Prüfungstermin anmelden, bestimmt das Gericht einen besonderen Prüfungstermin oder ordnet das schriftliche Verfahren an – auf Kosten des Säumigen.

Zwei Nebenwirkungen der Anmeldung sind mehr wert, als sie klingen. Erstens hemmt sie die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 10 BGB). Zweitens wirkt die Eintragung in die Tabelle, wenn die Forderung im Prüfungstermin festgestellt wird, gegenüber dem Verwalter und allen Insolvenzgläubigern wie ein rechtskräftiges Urteil (§ 178 Abs. 3 InsO). Hat der Schuldner im Prüfungstermin nicht widersprochen, können Sie sich nach Aufhebung des Verfahrens daraus eine vollstreckbare Ausfertigung erteilen lassen (§ 201 Abs. 2 InsO). Bei einer GmbH, die anschließend gelöscht wird, läuft das ins Leere. Bei einem Einzelunternehmer oder einer Personengesellschaft nicht zwingend.

Zu den Zinsen: Verzugszinsen bis zum Tag der Eröffnung gehören in die Anmeldung. Zwischen Unternehmen sind es neun Punkte über dem Basiszins (§ 288 Abs. 2 BGB); der steht seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 Prozent, macht zusammen 10,52 Prozent. Hinzu kommen 40 Euro je Entgeltforderung als Pauschale (§ 288 Abs. 5 BGB). Zinsen, die ab der Eröffnung laufen, sind nachrangig (§ 39 Abs. 1 Nr. 1 InsO) und praktisch wertlos.

Die Umsatzsteuer kommt schneller zurück als jede Quote

Dieser Posten geht in der Aufregung regelmäßig unter, obwohl er den größten Teil des kurzfristig Erreichbaren ausmacht. Ändert sich die Bemessungsgrundlage für einen steuerpflichtigen Umsatz, ist der geschuldete Steuerbetrag zu berichtigen (§ 17 Abs. 1 Satz 1 UStG). Das gilt auch, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden ist (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Uneinbringlich ist eine Forderung nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs dann, wenn der Anspruch auf Entrichtung des Entgelts nicht erfüllt wird und bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass der Leistende sie jedenfalls auf absehbare Zeit rechtlich oder tatsächlich nicht durchsetzen kann.

Was das für die 18.400 Euro aus dem Beispiel bedeutet:

Der Umsatzsteuerbetrag ist kein Gewinn: Sie haben ihn längst abgeführt und holen nur zurück, was Sie für einen unbezahlten Umsatz vorgestreckt haben. Aber er ist der Betrag, der berechenbar ist und über die nächste Voranmeldung wirkt, statt über eine Schlussverteilung in mehreren Jahren. Zahlt die Masse später doch eine Quote, sind Steuerbetrag und Vorsteuerabzug erneut zu berichtigen (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 Satz 2 UStG). In welchen Voranmeldungszeitraum die Korrektur gehört, klärt Ihr Steuerbüro anhand des Zeitpunkts, zu dem die Uneinbringlichkeit eingetreten ist.

Was Ihnen gehört, gehört nicht in die Masse

Wenn Sie unter Eigentumsvorbehalt geliefert haben, ist die Ware bis zur vollständigen Zahlung Ihre (§ 449 Abs. 1 BGB). Herausverlangen können Sie sie allerdings erst, wenn Sie vom Vertrag zurückgetreten sind (§ 449 Abs. 2 BGB). Wer sein Eigentum geltend machen kann, ist insoweit kein Insolvenzgläubiger, sondern aussonderungsberechtigt (§ 47 InsO).

In der Praxis hakt es an der Geschwindigkeit. Fordern Sie den Verwalter auf, sein Wahlrecht auszuüben, muss er sich nach § 107 Abs. 2 InsO nicht sofort festlegen: Seine Erklärung schuldet er unverzüglich, aber erst im Anschluss an den Berichtstermin – das kann Monate dauern. Es sei denn, bis dahin ist eine erhebliche Wertminderung zu erwarten und Sie haben den Verwalter darauf hingewiesen. Bei verderblicher oder schnell veraltender Ware ist dieser Hinweis der einzige Hebel, und er gehört ins erste Schreiben.

Beim verlängerten Eigentumsvorbehalt, bei dem Ihr Kunde die Erlöse aus dem Weiterverkauf schon vorab an Sie abgetreten hat, sind Sie nicht aussonderungs-, sondern absonderungsberechtigt (§ 51 Nr. 1 InsO). Verwertet der Verwalter, behält die Masse pauschal 4 Prozent Feststellungskosten und 5 Prozent Verwertungskosten des Erlöses ein, zuzüglich Umsatzsteuer (§ 171 InsO). Neun Prozent Abzug sind ärgerlich – gemessen an 10,3 Prozent Deckungsquote sind sie ein gutes Geschäft.

Oft übersehen: Sicherungsrechte an Gegenständen des Schuldners müssen Sie dem Verwalter mitteilen; wer das schuldhaft unterlässt, haftet nach § 28 Abs. 2 InsO für den daraus entstehenden Schaden. Prüfen Sie außerdem, ob eine Aufrechnungslage besteht. Waren Sie bei Eröffnung zur Aufrechnung berechtigt, wird dieses Recht durch das Verfahren nicht berührt (§ 94 InsO) – eine Gegenforderung ist damit oft mehr wert als jede Quote.

Schritt für Schritt: was in den ersten vier Wochen zu tun ist

1. Beschluss holen und Frist notieren. Unter insolvenzbekanntmachungen.de nach dem Schuldner suchen, den Beschluss abspeichern, die Anmeldefrist und den Prüfungstermin in den Kalender eintragen.
2. Den Saldo sauber aufstellen. Alle offenen Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen zusammenstellen, brutto, mit Verzugszinsen bis zum Tag der Eröffnung und der 40-Euro-Pauschale je Rechnung.
3. Forderung anmelden. Schriftlich oder elektronisch beim Insolvenzverwalter, mit Grund und Betrag und Belegen in Kopie (§ 174 InsO). Eine Empfangsbestätigung anfordern.
4. Sicherungsrechte separat anzeigen. Eigentumsvorbehalt, Sicherungsübereignung oder abgetretene Forderungen gehören in ein eigenes Schreiben an den Verwalter, mit Rücktrittserklärung, wo Herausgabe verlangt wird.
5. Umsatzsteuer berichtigen. Mit dem Steuerbüro den Voranmeldungszeitraum festlegen und die Korrektur nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG buchen.
6. Aufrechnung prüfen. Bestehen eigene Verbindlichkeiten gegenüber dem Kunden, gegenrechnen, statt zu zahlen und danach anzumelden.
7. Laufende Lieferungen stoppen. Weiterliefern nur gegen Vorkasse oder wenn ein vorläufiger Verwalter mit Verfügungsbefugnis bestellt ist – dessen Verbindlichkeiten gelten nach Eröffnung als Masseverbindlichkeiten (§ 55 Abs. 2 InsO) und werden vorweg bezahlt.
8. Rückwärts schauen. Alle Zahlungseingänge dieses Kunden aus den letzten Monaten heraussuchen und bereitlegen, bevor der Verwalter fragt.

Wenn der Verwalter Ihr Geld zurückfordert

Der unangenehmste Brief kommt oft erst ein Jahr später. Der Verwalter ficht Zahlungen an, die Sie längst verbucht haben. Rechtlich ist das vorgesehen: Anfechtbar ist eine Zahlung, die in den letzten drei Monaten vor dem Insolvenzantrag erfolgte, wenn der Schuldner zahlungsunfähig war und Sie das wussten (§ 130 Abs. 1 InsO). Bei vorsätzlicher Gläubigerbenachteiligung reicht der Zeitraum bis zu zehn Jahre zurück, bei Sicherung oder Befriedigung vier Jahre (§ 133 Abs. 1 und 2 InsO).

Es gibt eine gute Nachricht in diesem Absatz. Hatten Sie mit dem Kunden eine Zahlungsvereinbarung getroffen oder ihm eine Zahlungserleichterung gewährt, wird vermutet, dass Sie die Zahlungsunfähigkeit nicht kannten (§ 133 Abs. 3 InsO). Eine schriftlich dokumentierte Ratenvereinbarung wirkt damit doppelt: Sie bringt Geld herein und schützt später gegen die Rückforderung. Kommt eine Anfechtung, gehört der Fall zu einem Fachanwalt für Insolvenzrecht; eine anwaltliche Prüfung des konkreten Vorwurfs kann dieser Text nicht ersetzen.

Was FIAON dabei übernimmt

FIAON tritt in keinem Insolvenzverfahren für Sie auf und meldet auch keine Forderung zur Tabelle an. Der Beitrag liegt davor und danach. Davor: die Auskunft zum Unternehmen Ihres Kunden und, wo dessen Inhaber namentlich in den Daten geführt wird, die Inhaberauskunft dazu, damit Zahlungsweise, Bonitätsindex und Krediturteil auf dem Tisch liegen, bevor Sie den nächsten Auftrag bestätigen; zu jedem Merkmal steht dabei, woraus es gebildet wurde. Danach: Zieht der Ausfall Sie selbst in Verzug und schlägt sich das in Ihrer eigenen Akte nieder, sichtet FIAON die Meldungen, setzt das Berichtigungsschreiben auf, versendet es und bleibt an den Antwortfristen; daraus kann auf Wunsch ein vorbereiteter Antrag auf eine Firmenkarte werden. Bank, Inkassounternehmen und Kanzlei ist FIAON nicht. Was Konto, Karte und Kreditrahmen angeht, entscheidet am Ende das Institut.

Was nicht geht

Sie bekommen keine Sonderbehandlung. Das Verfahren behandelt alle Insolvenzgläubiger gleich, und wer schneller schreibt, bekommt keinen höheren Anteil, sondern nur früher Gewissheit über seinen Platz in der Tabelle.

Die Quote lässt sich nicht vorhersagen. Niemand – auch der Verwalter nicht – kann Ihnen zu Beginn sagen, was am Ende verteilt wird. Wer eine Zahl nennt, schätzt.

Der Eigentumsvorbehalt hilft nur, solange die Ware noch da und identifizierbar ist. Verarbeitet, vermischt oder weiterverkauft bleibt bestenfalls ein Absonderungsrecht an der Ersatzforderung – mit den Abzügen aus § 171 InsO.

Und der Ausfall selbst lässt sich nicht wegverhandeln. Was realistisch bleibt, ist die Verteilung des Schadens auf mehrere Töpfe: Umsatzsteuer sofort, Sicherungsrechte innerhalb von Wochen, Quote in Jahren, der Rest als Aufwand in der Buchhaltung.

Das Wichtigste in drei Sätzen

Die Deckungsquote lag bei den 2024 beendeten Unternehmensverfahren bei 10,3 Prozent, und im Median dauerten diese Verfahren 4,7 Jahre – planen Sie nicht mit dem Geld. Melden Sie die Forderung trotzdem fristgerecht nach § 174 InsO an, weil das die Verjährung hemmt und die festgestellte Tabelleneintragung wie ein rechtskräftiges Urteil wirkt. Und holen Sie zuerst die Umsatzsteuer über § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG zurück: Das ist der einzige Teil des Ausfalls, der in Wochen statt in Jahren wieder auf dem Konto ist.