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Kunden prüfen, bevor Sie auf Rechnung liefern

Von Johanna Brecht, Redakteurin für Verbraucherfinanzen · 9.9.2026 · 10 Min. Lesezeit

Ein Elektrogroßhändler aus dem Rheinland liefert im Februar Material für 14.000 Euro an eine GmbH, die er seit drei Wochen kennt. Die Bestellung kam per Mail, die Firmierung stimmte, der Geschäftsführer klang am Telefon souverän. Zahlungsziel 30 Tage. Im April liegt die Post des Insolvenzgerichts im Briefkasten.

Die GmbH war vierzehn Monate alt. Sie hatte nie einen Jahresabschluss offengelegt. Im Handelsregister standen innerhalb eines Jahres zwei Sitzverlegungen und ein Geschäftsführerwechsel. Nichts davon war geheim, und nichts davon hätte Geld gekostet: Handelsregister, Unternehmensregister und Insolvenzbekanntmachungen sind kostenfrei abrufbar. Zwanzig Minuten hätten gereicht.

Die Lage macht das teurer als früher. 12.900 Unternehmensinsolvenzen zählte die Creditreform für das erste Halbjahr 2026, 7,8 Prozent mehr als ein Jahr zuvor; so hoch lag der Wert zuletzt 2013. Dahinter stehen rund 28,5 Milliarden Euro Schaden, und etwa 165.000 Arbeitsplätze hingen daran. Unter den Altersklassen traf es junge Firmen am stärksten: Bei Unternehmen im Alter von null bis zwei Jahren stiegen die Verfahren um 25,3 Prozent, bei drei bis vier Jahre alten um 11,1 Prozent. Überdurchschnittlich stark legten daneben die Verfahren bei Unternehmen mit mehr als 250 Beschäftigten zu (plus 28,6 Prozent). 81 Prozent aller Fälle entfielen dennoch auf Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten.

Wie lange Ihr Geld unterwegs ist

Bevor es um einzelne Kunden geht, lohnt der Blick auf den Normalfall. Der Zahlungsindikator der Creditreform, veröffentlicht am 3. August 2026, stützt sich auf rund vier Millionen überfällige Rechnungen über 7,3 Milliarden Euro, gesammelt im Debitorenregister Deutschland.

Das durchschnittliche Zahlungsziel lag im ersten Halbjahr 2026 bei 32,21 Tagen – der höchste Stand seit 2019 und 0,75 Tage mehr als im Vorjahr. Der Verzug obendrauf betrug 8,14 Tage nach 7,89 Tagen im Vorjahreszeitraum, zusammen eine Forderungslaufzeit von 40,35 Tagen. Offen stehen je Schuldner im Schnitt 19.564 Euro, die durchschnittliche B2B-Rechnung liegt bei 1.899 Euro.

Interessant wird es bei den Größenklassen:

Die Kunden mit den längsten Zielen halten sie am besten ein; die kleinen bekommen die kürzesten Ziele und überziehen sie am deutlichsten. Ihre Prüfzeit gehört deshalb nicht zum Konzern mit 35 Tagen Ziel, sondern zum kleinen Neukunden mit der großen Erstbestellung.

Welche Auskunft zu welchem Auftragswert passt

Auskunfteien staffeln ihre Produkte nach Risiko. Bei der Creditreform sieht die Reihe so aus:

Zwei Dinge dazu, die selten jemand sagt. Erstens: Preise stehen auf keiner dieser Produktseiten. Was eine Auskunft kostet, hängt von der zuständigen Geschäftsstelle und Ihrem Vertrag ab – fragen Sie nach Staffelpreisen. Zweitens: Zahlungserfahrungen anderer Lieferanten kommen aus dem Debitorenregister Deutschland; wer dort selbst meldet, sieht mehr.

Richten Sie den Aufwand am möglichen Verlust aus, nicht am Umsatz. Eine Lieferung über 800 Euro rechtfertigt keine Premiumauskunft. Eine über 40.000 Euro rechtfertigt jede Recherche.

Was Sie kostenlos selbst lesen können

Handelsregister

Seit dem 1. August 2022 ist der Abruf von Daten und Dokumenten beim Handelsregisterportal und beim Unternehmensregister kostenfrei. Das Einsichtsrecht selbst steht in § 9 HGB; gestrichen hat die Abrufgebühr das Digitalisierungsgesetz (DiRUG). Über handelsregister.de erreichen Sie Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts-, Gesellschafts- und Vereinsregister aller Bundesländer.

Wichtig ist nicht der aktuelle Abdruck allein, sondern der chronologische. Er zeigt die Geschichte: Wann wurde gegründet, wann verlegt, wer kam, wer ging. Im Registerordner liegen zusätzlich die eingereichten Dokumente, bei der GmbH auch die Gesellschafterliste nach § 40 GmbHG mit Namen, Geburtsdatum und Beteiligungsquote.

Prüfen Sie dabei die Vertretungsberechtigung. Nach § 15 Abs. 1 HGB kann Ihnen eine eintragungspflichtige Tatsache, die weder eingetragen noch bekannt gemacht ist, nicht entgegengehalten werden – umgekehrt müssen Sie eingetragene und bekannt gemachte Tatsachen nach Absatz 2 gegen sich gelten lassen. Wer unterschreibt, sollte auch zeichnungsberechtigt sein.

Unternehmensregister

Eine Kapitalgesellschaft muss ihre Zahlen nach § 325 HGB im Jahr nach dem Bilanzstichtag offenlegen; ist sie kapitalmarktorientiert im Sinne von § 264d HGB, hat sie dafür nur vier Monate. Wer ein Geschäftsjahr abschließt, das 2022 oder später begonnen hat, reicht bei unternehmensregister.de ein; was davor liegt, ging an den Bundesanzeiger.

Der Blick dorthin dauert zwei Minuten und beantwortet zwei Fragen: Gibt es überhaupt Zahlen? Und wie alt sind sie?

Insolvenzbekanntmachungen

Unter insolvenzbekanntmachungen.de stehen Eröffnungen, Sicherungsmaßnahmen und Aufhebungen kostenfrei. Beachten Sie die Löschfrist: § 3 InsBekV verlangt, dass eine Veröffentlichung verschwindet, sobald seit der Aufhebung oder seit Rechtskraft der Einstellung sechs Monate vergangen sind. Ein leeres Suchergebnis heißt also nicht, dass nie ein Verfahren lief.

Transparenzregister

Hier ist die Tür enger geworden. Der Europäische Gerichtshof entschied am 22. November 2022 (C-37/20 und C-601/20), dass die unbeschränkte Öffentlichkeit der Daten wirtschaftlich Berechtigter gegen die Artikel 7 und 8 der EU-Grundrechtecharta verstößt. Einsicht gibt es nur noch auf Antrag und mit berechtigtem Interesse.

Fünf Warnzeichen, die im Register stehen

Kein offengelegter Jahresabschluss. Offenlegungspflichtig sind in Deutschland etwa 1,5 Millionen Unternehmen; nach Zahlen des Bundesamts für Justiz kommen mehr als neun von zehn dieser Pflicht nach. Wer fehlt, gehört zu einer kleinen Minderheit – und riskiert ein Ordnungsgeld von im Regelfall 2.500 bis 25.000 Euro, wenn die Sechswochenfrist ab Zugang der Androhung verstreicht. Fehlende Zahlen sind selten ein Versehen.

Junges Unternehmen mit großer Erstbestellung. Die Insolvenzstatistik für das erste Halbjahr 2026 zeigt unter den Altersklassen den stärksten Anstieg bei Firmen im Alter von null bis zwei Jahren. Das ist kein Ausschlussgrund, aber ein Grund für Anzahlung oder Teillieferung.

Kleines Stammkapital. Eine UG (haftungsbeschränkt) nach § 5a GmbHG kann mit einem Euro Stammkapital eingetragen sein; ein Viertel ihres Jahresüberschusses muss sie zurücklegen, und diese Pflicht endet erst mit der Erhöhung auf das Mindeststammkapital von 25.000 Euro (§ 5a Abs. 3 und 5 GmbHG). Auch das ist kein Urteil über den Betrieb, sondern eine Aussage über die Haftungsmasse, an die Sie im Ernstfall herankommen.

Mehrere Sitzverlegungen in kurzer Zeit. Sie wechseln das zuständige Registergericht und erschweren die Zustellung. Häufen sie sich, zeigt der chronologische Abdruck ein Muster, das eine Kompaktauskunft nicht immer abbildet.

Geschäftsführerwechsel kurz vor dem Auftrag. Ein neuer Geschäftsführer wenige Wochen vor der ersten großen Bestellung ist eine Frage wert. Kombiniert mit einer geänderten Gesellschafterliste ist es zwei Fragen wert.

Darf ich meine Kunden überhaupt prüfen?

Bei juristischen Personen ist die Antwort einfach. Firma, Rechtsform und Kontaktangaben einer Gesellschaft fallen laut Erwägungsgrund 14 gar nicht unter die DSGVO. Die Auskunft über eine GmbH ist datenschutzrechtlich unproblematisch.

Anders bei Einzelunternehmern, Gesellschaftern einer GbR und bei der Person hinter der Firma. Das sind personenbezogene Daten. Tragfähig ist hier regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, das berechtigte Interesse. Erwägungsgrund 47 nennt die Verarbeitung im für die Verhinderung von Betrug unbedingt erforderlichen Umfang ausdrücklich als berechtigtes Interesse. Verlangt wird eine Abwägung im Einzelfall: Wer vor einer Lieferung auf Rechnung prüft, hat ein anderes Interesse als wer Bestandskunden ohne Anlass monatlich durchleuchtet.

Für Wahrscheinlichkeitswerte gilt zusätzlich § 31 Abs. 1 BDSG: wissenschaftlich anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren, keine ausschließliche Nutzung von Anschriftendaten, Einhaltung des Datenschutzrechts. Und der Europäische Gerichtshof hat am 7. Dezember 2023 entschieden (C-634/21), dass die Berechnung eines Score bereits eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO sein kann, wenn der Empfänger ihr maßgebliche Bedeutung beimisst. Praktisch heißt das: Wer natürliche Personen allein anhand eines Zahlenwerts ablehnt, ohne dass ein Mensch die Entscheidung trägt, bewegt sich auf dünnem Eis.

Schritt für Schritt vor der ersten Lieferung

1. Firmierung und Registernummer exakt aufnehmen. Nicht „Müller Bau“, sondern „Müller Bau GmbH, HRB 12345, Amtsgericht Köln“. Ähnlich benannte Gesellschaften derselben Gruppe führen sonst leicht dazu, dass eine Auskunft die falsche Firma beschreibt.
2. Handelsregister öffnen. Aktueller und chronologischer Abdruck, dazu der Registerordner. Achten Sie auf Gründungsdatum, Stammkapital, Vertretungsberechtigung, Sitzverlegungen, Wechsel in der Geschäftsführung.
3. Unternehmensregister prüfen. Liegt der letzte Jahresabschluss vor, und für welches Geschäftsjahr?
4. Insolvenzbekanntmachungen abfragen. Firma und Sitz, gegebenenfalls auch die frühere Firmierung aus dem chronologischen Abdruck.
5. Auskunft passend zum Auftragswert einholen. Bei mittlerem Risiko die Kompaktauskunft, bei höherem die Wirtschafts- oder Premiumauskunft mit Bilanzdaten und Überwachung.
6. Ein Limit festlegen und aufschreiben. Das Kreditlimit einer Auskunftei ist ein Vorschlagswert, keine Zusage. Ihre Zahl ist Ihre Entscheidung – notieren Sie sie im Kundenstammsatz, damit die Buchhaltung sie kennt.
7. Den ersten Auftrag absichern. Anzahlung, Teillieferung oder Eigentumsvorbehalt nach § 449 BGB, je nachdem, was die Ware hergibt.
8. Zahlungsziel und Verzugsfolgen schriftlich fassen. Dazu gleich mehr.
9. Wiedervorlage setzen. Nach der dritten pünktlichen Zahlung darf das Limit steigen. Nach der ersten verspäteten sollte es sinken, bevor die zweite Lieferung rausgeht.

Was der Vertrag leisten muss

§ 271a BGB zieht die Grenze bei 60 Tagen: Länger trägt eine Zahlungsfrist zwischen Unternehmen nur, wenn beide Seiten sie so verabredet haben und sie die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig übergeht. Sitzt auf der anderen Seite ein öffentlicher Auftraggeber, endet die Wirksamkeit schon bei 30 Tagen, soweit nicht ausdrücklich und sachlich gerechtfertigt etwas anderes vereinbart ist; jenseits von 60 Tagen hilft auch das nicht mehr. Wer Ihnen als Kunde 90 Tage in die AGB schreibt, sollte das begründen können.

Im Verzug ist Ihr Kunde nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens dreißig Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang, und unter Unternehmen braucht es dafür keinen Hinweis auf der Rechnung. Verzinst wird ab da mit neun Punkten über dem Basiszins, § 288 Abs. 2 BGB; weil dieser seit dem 1. Juli 2026 auf 1,52 Prozent steht, ergibt das 10,52 Prozent. Obendrauf kommen 40 Euro je Entgeltforderung nach Absatz 5; dieser Betrag mindert später die erstattungsfähigen Rechtsverfolgungskosten. Wer Ihnen den Zinsanspruch per Klausel abschneiden will, scheitert an Absatz 6; die Pauschale wegzuverhandeln gilt dort im Zweifel als grob unbillig und damit ebenfalls als unwirksam.

Am wenigsten kostet der Eigentumsvorbehalt (§ 449 BGB) – und kaum eine Sicherheit wird so überschätzt. Sie trägt nur, solange die Ware beim Kunden noch als Ihre erkennbar ist, und herausgeben muss er sie laut Absatz 2 erst, nachdem Sie den Rücktritt erklärt haben.

Was FIAON dabei übernimmt

Wer Neukunden prüft, steht selbst auf der anderen Seite derselben Abfrage: Auch über Ihren Betrieb liegt eine Auskunft bereit, und Ihre Lieferanten lesen sie. FIAON holt beide Seiten mit Vollmacht in einem Durchgang – die Unternehmensauskunft zur Firma und die Auskunft zur Person dahinter. Zu jedem Merkmal steht danach da, aus welcher Quelle es stammt, bis wann es gespeichert bleibt und ob es damals überhaupt gemeldet werden durfte. Stimmt ein Merkmal nicht, setzt FIAON die Berichtigung auf, verschickt sie und wacht über Frist und Antwort. Kommt danach eine Firmenkarte in Frage, entsteht auch dieser Antrag hier. Was FIAON nicht ist: Bank, Inkassounternehmen, Kanzlei. Die Entscheidung über Konto, Karte und Rahmen trifft immer das Haus, das sie vergibt.

Was nicht geht

Keine Auskunft sagt Ihnen, ob dieser Kunde diese Rechnung bezahlt. Sie liefert eine Ausfallwahrscheinlichkeit für zwölf Monate über eine Gruppe ähnlicher Unternehmen. Der Einzelfall kann daneben liegen, in beide Richtungen.

Eine Auskunft ist außerdem eine Momentaufnahme. Zwischen Abruf und Lieferung liegen oft Wochen, und gerade bei jungen Firmen ändert sich darin viel. Deshalb enthalten die teureren Produkte eine zwölfmonatige Überwachung.

Auch eine bezahlte Rechnung ist nicht endgültig. Rutscht Ihr Kunde später in die Insolvenz, darf der Verwalter Geld zurückfordern: § 133 InsO greift im Grundtatbestand zehn Jahre weit zurück, vier Jahre dort, wo die Handlung dem Gläubiger eine Sicherung oder Befriedigung verschafft hat. Ein Trost steht in Absatz 3: Wer vorher eine Ratenabrede oder eine andere Zahlungserleichterung mit dem Betrieb vereinbart hatte, dem wird Unkenntnis der Zahlungsunfähigkeit zugutegehalten.

Und wenn zu einem Unternehmen gar kein Bonitätsindex vergeben wird, ist das keine neutrale Lücke, sondern selbst ein Befund. Eine rechtliche Prüfung Ihres Einzelfalls leistet dieser Text nicht; Vertragsklauseln gehören vor dem ersten Einsatz auf den Tisch einer Anwältin oder eines Anwalts.

Das Wichtigste in drei Sätzen

Handelsregister, Unternehmensregister und Insolvenzbekanntmachungen sind kostenfrei und beantworten die meisten Fragen zu einem Neukunden in zwanzig Minuten. Eine kostenpflichtige Auskunft lohnt dort, wo der mögliche Verlust den Preis übersteigt – gestaffelt vom Ampelwert bis zur Premiumauskunft mit Bilanzen und Überwachung. Und keine Zahl ersetzt Anzahlung, Eigentumsvorbehalt und ein Limit, das Sie selbst festgelegt haben.