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Mahngebühren: Ein Brief kostet einen Euro, nicht 7,50 – was Gläubiger verlangen dürfen und was der BGH dazu sagt

Die erste Mahnung ist meist kostenlos, die zweite darf Porto und Papier kosten, die 40-Euro-Pauschale gilt nur zwischen Unternehmen. Wer die Regeln kennt, zahlt die Rechnung – und streicht die Gebühren.

Von Johanna Brecht, Redakteurin für Verbraucherfinanzen · 2.9.2026 · 6 Min. Lesezeit

Auf der Mahnung steht: Rechnungsbetrag 49,90 Euro, Mahngebühr 7,50 Euro. Bei der zweiten Mahnung sind es 15 Euro Gebühren, bei der dritten 25 – und die Forderung ist inzwischen zur Hälfte aus Kosten gemacht, die niemandem entstanden sind. Mahngebühren sind der Ort, an dem Gläubiger am häufigsten zu viel verlangen, weil fast niemand nachrechnet. Dabei ist die Rechtslage ungewöhnlich klar, und ein Bundesgerichtshof hat sie 2019 auf einen Betrag gebracht: 0,76 Euro.

Wann eine Mahnung überhaupt Kosten verursachen darf

Mahnkosten sind Verzugsschaden – sie sind nur ersatzfähig, wenn der Schuldner im Verzug ist. Verzug tritt nach § 286 Abs. 1 BGB ein, wenn der Schuldner nach Fälligkeit gemahnt wird und trotzdem nicht zahlt. Die erste Mahnung ist also das, was den Verzug überhaupt erst auslöst – ihre Kosten entstehen vor dem Verzug und sind kein Verzugsschaden. Die erste Mahnung ist deshalb in der Regel kostenlos.

Es gibt zwei Ausnahmen (§ 286 Abs. 2 und 3 BGB): Steht im Vertrag ein fester Zahlungstermin – „zahlbar bis 15. März“ –, tritt der Verzug mit dem Termin ein, ohne Mahnung. Und ein Verbraucher, der eine Rechnung erhält, die auf diese Folge hinweist, ist 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug. In beiden Fällen darf auch die erste Mahnung Kosten verursachen. Ohne Termin und ohne Hinweis: nicht.

Quelle: § 286 Abs. 1–3 BGB.

Was eine Mahnung kosten darf

Ab Verzug schuldet der Schuldner den Schaden, der dem Gläubiger durch die Verzögerung entsteht (§§ 280, 286 BGB). Bei einer Mahnung sind das die Sachkosten: Porto, Papier, Druck, Umschlag. Nicht ersatzfähig sind die Kosten, die ohnehin anfallen – Personal, Software, Räume, Verwaltung. Der Gläubiger darf seinen Mahnbetrieb nicht auf den einzelnen Schuldner umlegen.

Ein Standardbrief kostet seit dem 1. Januar 2025 bei der Deutschen Post 0,95 Euro Porto. Mit Papier und Umschlag liegt der tatsächliche Schaden einer Mahnung um einen Euro. Alles darüber muss der Gläubiger konkret nachweisen – und das gelingt bei Massenverfahren nicht.

Das Urteil, das die Zahl nennt

Der Bundesgerichtshof hat am 26. Juni 2019 über die Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Energieversorgers entschieden, der eine Mahnpauschale von 2,50 Euro berechnete (Az. VIII ZR 95/18). Der Versorger konnte nachweisen, dass ihm pro Mahnung 0,76 Euro an Sachkosten entstanden. Der BGH erklärte die Klausel für unwirksam: Nach § 309 Nr. 5 Buchst. a BGB darf eine Pauschale den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden nicht übersteigen – und 2,50 Euro waren mehr als das Dreifache des tatsächlichen Schadens.

Die Entscheidung gilt für Verbraucherverträge und für Pauschalen in AGB. Sie sagt nicht, dass jede Mahnung genau 0,76 Euro kosten darf – die Zahl war der Nachweis dieses einen Unternehmens. Sie sagt, dass Pauschalen am tatsächlichen Schaden gemessen werden. Gerichte halten seither Pauschalen im Bereich von rund einem Euro für vertretbar; 2,50 Euro und mehr nicht.

Quelle: BGH, Urteil vom 26.06.2019, VIII ZR 95/18; § 309 Nr. 5 BGB.

Die 40-Euro-Pauschale

Seit 2014 steht in § 288 Abs. 5 BGB eine Verzugspauschale von 40 Euro – und sie taucht seither in Mahnungen an Privatpersonen auf, in die sie nicht gehört. Die Vorschrift ist eindeutig: Die Pauschale gilt nur, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Sie ist ein Instrument des Geschäftsverkehrs, mit dem Unternehmen säumige Geschäftskunden belasten können. In einer Mahnung an einen Verbraucher ist sie unzulässig, egal wie sie bezeichnet wird.

Das Gleiche gilt für die kreative Nachbarschaft der Mahngebühr: „Bearbeitungsgebühr“, „Kontoführungsgebühr“, „Adressermittlung“, „Bonitätsauskunft“. Ohne konkreten Nachweis eines konkreten Schadens sind sie nicht ersatzfähig.

Quelle: § 288 Abs. 5 BGB.

Verzugszinsen

Neben den Mahnkosten darf der Gläubiger Verzugszinsen verlangen: fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, den die Deutsche Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli festlegt (§ 288 Abs. 1 BGB). Ein höherer Zins ist nur mit vertraglicher Vereinbarung oder Nachweis eines höheren Schadens zulässig. Auf eine Forderung von 49,90 Euro ergeben Verzugszinsen über einige Monate wenige Cent – wer in der Mahnung „Zinsen 12,00 Euro“ liest, sollte die Berechnung verlangen.

So rechnen Sie nach

Der Mahngebühren-Prüfer fragt drei Dinge: Wie viele Mahnungen, welche Gebühr je Mahnung, und ob Sie schon vor der ersten Mahnung in Verzug waren. Daraus ergibt sich, was vertretbar ist – ein Euro Richtwert je Mahnung ab Verzug, Pauschalen bis 1,50 Euro als Toleranz – und was zu viel verlangt wurde. Der Prüfer formuliert die Zurückweisung: Hauptforderung anerkannt, Nebenkosten in nachgewiesener Höhe akzeptiert, der Rest zurückgewiesen mit Verweis auf § 309 Nr. 5 BGB und das BGH-Urteil.

Schritt für Schritt: Mahnung prüfen und antworten

1. Verzug feststellen. Stand im Vertrag ein Zahlungsdatum? Kam die Rechnung vor mehr als 30 Tagen mit Hinweis auf den Verzug? Wenn nein, war die erste Mahnung die Verzugsauslösung – und kostenlos.
2. Posten trennen. Hauptforderung, Mahngebühren, Verzugszinsen, „sonstige Kosten“. Jede Position einzeln, denn jede folgt einer anderen Regel.
3. Gebühren nachrechnen. Mit dem Mahngebühren-Prüfer: Anzahl der Mahnungen ab Verzug mal rund ein Euro, Pauschalen bis 1,50 Euro als Toleranz. Alles darüber ist Verhandlungsmasse – und meist schlicht unbegründet.
4. Zinsen nachrechnen. Basiszinssatz der Bundesbank plus fünf Punkte, tagegenau auf die Hauptforderung. Bei 49,90 Euro über vier Monate sind das wenige Cent – ein Betrag in Euro-Höhe ist ein Rechenfehler oder eine Behauptung.
5. Hauptforderung begleichen, Rest zurückweisen. Überweisung mit Verwendungszweck „Rechnung Nr. … – ohne Mahnkosten“, dazu ein kurzes Schreiben, das die Nebenkosten mit Verweis auf § 309 Nr. 5 BGB und das BGH-Urteil zurückweist.
6. Bei Inkasso-Übergabe neu prüfen. Für Inkassokosten gelten eigene Grenzen (§ 13e RDG). Ein Inkassounternehmen darf die überhöhten Mahngebühren des Gläubigers nicht einfach übernehmen – und muss seine eigenen belegen.

Ein Gedanke zur Verhältnismäßigkeit: Bei einer Forderung von 49,90 Euro streiten sich Menschen um 7,50 Euro Mahngebühr, und aus Prinzip wird die ganze Rechnung nicht bezahlt. Das ist der teuerste Fehler in diesem Kapitel, denn die unbezahlte Hauptforderung – nicht die Gebühr – führt nach der zweiten Mahnung mit Hinweis zur Meldung an die Auskunftei. Zahlen Sie das, was Sie schulden, und streiten Sie über das, was Sie nicht schulden. Die Reihenfolge ist entscheidend.

Ein zweiter Gedanke zur Verjährung der Nebenkosten: Mahngebühren und Verzugszinsen verjähren mit der Hauptforderung – regelmäßig in drei Jahren zum Jahresende. Eine Forderung von 2022, für die 2026 noch Mahngebühren verlangt werden, ist mit hoher Wahrscheinlichkeit insgesamt verjährt. Der Verjährungs-Rechner sagt es; die Einrede gehört dann in denselben Brief.

Quelle: §§ 195, 199, 286, 288 BGB; § 13e RDG.

Was nicht geht

Überhöhte Mahngebühren machen die Hauptforderung nicht unberechtigt. Wer die Rechnung schuldet, schuldet sie – und wer sie nach zwei Mahnungen mit Hinweis nicht bezahlt, riskiert die Meldung an Auskunfteien, unabhängig davon, ob die Gebühren stimmten. Zahlen Sie die Hauptforderung, streichen Sie die Gebühren, und tun Sie beides schriftlich. Kommt später ein Inkassounternehmen dazu, gelten für dessen Kosten eigene Grenzen – der Inkassokosten-Prüfer rechnet sie nach.

Aus der FIAON-Praxis: Mahngebühren sind selten der Grund, warum jemand einen Eintrag bekommt – aber oft der Grund, warum aus 50 Euro 200 werden, bevor jemand reagiert. Wer die Regeln kennt, reagiert früher. Mehr zur ganzen Treppe von der Mahnung zum Eintrag auf der Seite Inkasso-Brief erhalten.