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IRIS statt FIRE: Was DACH-Unternehmen mit US-Firma vor der 1099-Saison umstellen müssen

Der IRS zieht FIRE für Information Returns zurück. Wer eine US-LLC oder Corporation aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz führt, sollte die 1099-Daten vor Jahresende ordnen.

Von Johanna Brecht, Redakteurin für Verbraucherfinanzen · 19.10.2026 · 10 Min. Lesezeit

Ein deutscher Softwaredienstleister zahlt seine US-Freelancer über die eigene LLC. Ein Schweizer Händler nutzt eine Corporation für US-Marktplätze. Eine österreichische Agentur hat über ihre US-Gesellschaft mehrere externe Dienstleister beauftragt. In allen Fällen stellt sich vor der nächsten 1099-Saison dieselbe Frage: Läuft die elektronische Meldung noch über FIRE, oder gilt IRIS statt FIRE?

Die Antwort ist nicht nur eine technische Umstellung. Laut IRS-Mitteilung vom 24. August 2026 müssen aktuelle FIRE-Nutzer für Tax Year 2026 in der Filing Season 2027 zu IRIS wechseln. Dazu kam am 7. Oktober 2026 eine zusätzliche technische Vorgabe: Für IRIS-Übermittlungen zu Tax Years 2022 bis 2026 ist laut IRS die SchemaVersionNum 5.0.7 zu verwenden.

Für DACH-Unternehmer ist das Thema heikel, weil die US-Gesellschaft oft schlank geführt wird. Ein Konto, einige Dienstleister, vielleicht erste Karten, dazu Zahlungen an US-Empfänger. Gerade dann fällt die 1099-Pflicht leicht durch das Raster. Wer erst im Januar nach W-9-Daten, TIN, Adressen und Einreicherzugang sucht, hat wenig Puffer.

Was mit IRIS statt FIRE konkret gemeint ist

FIRE war das bisherige elektronische System des IRS für viele Information Returns. IRIS ist die neue Plattform. Laut IRS-Mitteilung vom 24. August 2026 sollen ab 2027 alle zuvor von FIRE unterstützten Formulare über IRIS verfügbar sein. Der IRS beschreibt IRIS in derselben Mitteilung mit zwei Kanälen: dem IRIS Taxpayer Portal und IRIS Application to Application, kurz IRIS A2A.

Für Unternehmer heißt das: Es reicht nicht, im alten FIRE-Prozess weiterzumachen. Wer bisher über FIRE gearbeitet hat, muss den Übergang zu IRIS in die Jahresabschlussroutine aufnehmen. Das betrifft nicht nur Softwareanbieter oder Lohnbüros. Auch kleine US-Gesellschaften können betroffen sein, wenn sie Information Returns elektronisch abgeben müssen oder dies freiwillig tun.

Die wichtigsten Umstellungsdaten liegen noch im Jahr 2026. Laut IRS-Mitteilung vom 24. August 2026 ist der letzte Tag für Test-Information-Returns über das FIRE Trading Partner Test System der 1. November 2026. Laut derselben IRS-Mitteilung ist der letzte Tag für Änderungen an Information Returns Applications for Transmitter Control Codes der 9. November 2026. Der letzte Tag für die Einreichung von Information Returns über FIRE ist laut IRS-Mitteilung vom 24. August 2026 der 19. November 2026 um 3 p.m. Eastern Time.

Praktisch bedeutet das: Ab dem 20. November 2026 sollten Unternehmen nicht mehr mit FIRE als Arbeitsgrundlage für die nächste 1099-Saison planen. Die 1099-Meldungen für Tax Year 2026 gehören in die IRIS-Logik.

Welche DACH-geführten US-Gesellschaften betroffen sind

Betroffen ist nicht die Nationalität des Inhabers, sondern der Vorgang in der US-Gesellschaft. Eine US-LLC oder Corporation aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz kann Information Returns abgeben müssen, wenn sie meldepflichtige Zahlungen leistet. Typische Fälle sind Zahlungen an externe US-Dienstleister, Auftragnehmer, Vermittler, bestimmte Vermieter oder andere Payees, je nach Formularart und Sachverhalt.

Wichtig ist der Blick auf die einzelne Zahlung und den Empfänger. Eine US-Gesellschaft, die nur an ihre eigenen Gesellschafter zahlt, kann anders liegen als eine operative Gesellschaft mit US-Freelancern. Eine Agentur mit wiederkehrenden Honoraren an US-Kreative hat ein anderes Risiko als eine Holding ohne laufende Ausgaben. Ein Onlinehändler mit vielen Plattform- und Fulfillment-Zahlungen muss prüfen lassen, welche Zahlungen bereits anderweitig gemeldet werden und welche nicht.

Für Form 1099-NEC nennt die IRS Publication 1099 für 2026 bei Nonemployee Compensation einen Meldeschwellenwert von 2.000 US-Dollar oder mehr sowie den 31. Januar als Frist an den IRS und an den Empfänger. Laut derselben IRS Publication 1099 für 2026 wurde für Tax Years nach 2025 der Mindestschwellenwert für bestimmte Information Returns von 600 US-Dollar auf 2.000 US-Dollar erhöht; ab Kalenderjahr 2027 soll dieser Betrag inflationsangepasst werden.

Das heißt nicht, dass jede Zahlung unterhalb dieses Werts bedeutungslos ist. Sie gehört trotzdem in die Buchhaltung. Sie hilft bei der Einschätzung, ob ein Payee über die Schwelle kommt. Und sie verhindert, dass mehrere kleine Zahlungen übersehen werden, die zusammen meldepflichtig werden.

Portal oder A2A: der Unterschied für kleine und größere Volumina

Der IRS unterscheidet bei IRIS zwischen zwei Wegen. Laut IRS-Mitteilung vom 24. August 2026 ist das IRIS Taxpayer Portal ein kostenloses webbasiertes System, mit dem Einreicher höchstens 100 Returns auf einmal elektronisch einreichen können. IRIS A2A ist dagegen der technische Kanal für Application-to-Application-Übermittlungen, also für strukturierte Datenübergaben aus Software oder Systemen.

Für kleine DACH-geführte US-Gesellschaften ist das Portal oft der erste praktische Bezugspunkt. Wer nur wenige 1099-NEC-Meldungen hat, arbeitet eher mit einem Portalprozess, sofern die Zugangsvoraussetzungen erfüllt sind und die Daten sauber vorliegen. Größere Volumina, mehrere Gesellschaften oder eine externe Lohn- und Meldelogik sprechen eher für A2A oder einen Dienstleister mit entsprechender Technik.

Die elektronische Pflicht ist gesondert zu betrachten. Laut IRS Topic no. 801, abgerufen am 19. Oktober 2026, muss elektronisch einreichen, wer 10 oder mehr Information Returns einschließlich Forms W-2 einreicht; die frühere Schwelle von 250 Returns pro Formulartyp wurde durch eine aggregierte 10-Return-Schwelle ersetzt. Für viele kleine Gesellschaften ist gerade diese aggregierte Betrachtung der Punkt, der übersehen wird. Es zählt nicht nur ein Formularstapel isoliert.

Warum die Vorbereitung vor Jahresende 2026 beginnen sollte

Die 1099-Saison wirkt auf den ersten Blick wie ein Januar-Thema. Operativ beginnt sie früher. Denn die eigentliche Arbeit ist nicht das Klicken im Portal. Die Arbeit liegt in den Stammdaten.

Sie brauchen je Payee klare Angaben: Name, Adresse, TIN, Klassifizierung, Zahlungsart und Summe der Zahlungen. Bei US-Dienstleistern ist Form W-9 in der Praxis das zentrale Dokument, um Name und TIN in der Form zu erhalten, in der sie für US-Meldungen gebraucht werden. Fehlt es, beginnt im Januar eine Kette aus Rückfragen. Das ist besonders mühsam, wenn der Dienstleister nicht mehr aktiv für Sie arbeitet.

Dazu kommt die interne Abgrenzung: Welche Zahlungen liefen über die US-Gesellschaft? Welche Zahlungen liefen über die GmbH, AG, Einzelfirma oder Muttergesellschaft in Europa? Welche Ausgaben wurden privat vorgestreckt und später erstattet? Ohne klare Trennung kann die US-Gesellschaft nicht belastbar entscheiden, was in ihre 1099-Logik gehört.

Bei elektronischen Meldungen gehört auch der Einreicherzugang in die Planung. Wer bisher einen FIRE-Prozess hatte, muss prüfen, welche Rolle bestehende TCC-Daten noch spielen und welche IRIS-Registrierung erforderlich ist. Laut IRS-Mitteilung vom 24. August 2026 war der letzte Tag für Änderungen an Information Returns Applications for Transmitter Control Codes der 9. November 2026. Das zeigt, wie knapp technische Vorarbeiten vor der Filing Season liegen können.

Auch die Softwareseite ist kein Nebenthema. Seit dem 7. Oktober 2026 müssen laut IRS alle IRIS-Übermittlungen für Tax Years 2022 bis 2026 die SchemaVersionNum 5.0.7 verwenden. Wer über A2A arbeitet, sollte deshalb nicht nur die Steuerdaten prüfen, sondern auch die technische Ausgabe des Systems.

Schritt für Schritt: so ordnen Sie den 1099-Prozess

1. Zahlungslisten ziehen. Exportieren Sie alle Zahlungen der US-Gesellschaft an Dienstleister, Auftragnehmer und sonstige externe Payees aus Konto, Karte und Buchhaltung.
2. Empfänger trennen. Ordnen Sie, welche Empfänger US-Payees sind, welche ausländisch sind und welche über andere Meldewege erfasst werden könnten.
3. W-9-Daten einsammeln. Fordern Sie fehlende W-9- und TIN-Angaben an, bevor die Jahresendroutinen beginnen.
4. Schwellen prüfen. Für Form 1099-NEC nennt die IRS Publication 1099 für 2026 bei Nonemployee Compensation einen Meldeschwellenwert von 2.000 US-Dollar oder mehr.
5. Elektronische Pflicht prüfen. Laut IRS Topic no. 801, abgerufen am 19. Oktober 2026, gilt die elektronische Pflicht bei 10 oder mehr Information Returns einschließlich Forms W-2.
6. IRIS-Kanal festlegen. Nutzen Sie das Portal bei überschaubaren Mengen oder planen Sie A2A, wenn Volumen, Software oder mehrere Gesellschaften dafür sprechen.
7. TCC- und Zugangsthemen klären. Prüfen Sie, wer als Einreicher auftritt und ob bestehende technische Rollen nach dem FIRE-Ende noch passen.
8. Fristkalender bauen. Für Form 1099-NEC nennt die IRS Publication 1099 für 2026 den 31. Januar als Frist an den IRS und an den Empfänger. Der IRS weist in derselben Publication 1099 darauf hin, dass für Forms W-2 und 1099-NEC keine automatische Fristverlängerung verfügbar ist.

Risiken bei Verspätung: kleine Fehler werden teuer

Information Returns wirken formal. Trotzdem können Fehler schnell teuer werden. Für Information Returns, die im Jahr 2026 fällig sind, nennt der IRS pro Return oder Payee Statement 60 US-Dollar bei höchstens 30 Tagen Verspätung, 130 US-Dollar bei 31 Tagen Verspätung bis 1. August, 340 US-Dollar nach 1. August oder bei Nichtabgabe und 680 US-Dollar bei intentional disregard.

Diese Beträge zeigen, warum saubere Prozesse wichtiger sind als hektische Einzelkorrekturen. Eine einzelne verspätete Meldung ist ärgerlich. Mehrere verspätete Meldungen mit falschen TINs, fehlenden Empfängerangaben oder falschem Einreicherkanal können den Aufwand stark erhöhen.

Für DACH-Unternehmen kommt ein weiterer Punkt hinzu: Die US-Gesellschaft ist oft in einen europäischen Konzern, eine GmbH, AG, Einzelfirma oder Holdingstruktur eingebettet. Dann muss klar sein, welche Einheit Vertragspartner war und wer gezahlt hat. Die US-Meldung folgt nicht dem Bauchgefühl, sondern den Dokumenten.

So übernimmt FIAON Global die operative Vorbereitung

FIAON Global strukturiert die US-Gesellschaft nicht nur beim Start, sondern auch mit Blick auf laufende Pflichten. Dazu gehören Gesellschaft, EIN und ITIN, Registered Agent, US-Adresse, US-Telefonnummer, Konto- und Kartenanträge sowie ein Pflichtenkalender für Meldungen wie Form 5472 mit Form 1120. Für das Thema IRIS statt FIRE heißt das: Unterlagen, Fristenlogik, Zuständigkeiten und Datenpunkte werden so geordnet, dass der US-Steuerberater oder US-CPA damit arbeiten kann. Mehr dazu steht auf der Seite Ihre US-Pflichten; die steuerliche Einordnung bleibt beim Steuerberater oder US-CPA.

Wenn Ihre US-Gesellschaft noch im Aufbau ist, passt meist Global Struktur für 2.499 € Festpreis: Gesellschaft, EIN und ITIN sowie der erste Konto- und Kartenantrag werden vorbereitet, inklusive Registered Agent, US-Geschäftsadresse und US-Telefonnummer für das erste Jahr. Wenn 1099-Prozesse Teil eines größeren Aufbaus über Konto, Kartenleiter und spätere Bankunterlagen sind, ist Global Kapital für 6.999 € Festpreis der passendere Rahmen. Alle Pakete stehen unter FIAON Global Pakete. Für Nummern und Anträge sind die Seiten EIN und ITIN sowie US-Geschäftskonto die nächsten Bezugspunkte.

Was nicht geht

Eine US-Gesellschaft ist kein Trick, um europäische Pflichten auszublenden. Wer sie aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz führt, muss die steuerliche Behandlung im Heimatland prüfen lassen und die Gesellschaft dort offenlegen, wenn nationale Regeln das verlangen. Die US-Gesellschaft kann ein Werkzeug für echtes Geschäft, US-Zahlungsfähigkeit und Kapitalaufbau sein. Sie ersetzt aber keine saubere Buchhaltung.

Ebenso wenig ist IRIS eine Abkürzung. Das Portal nimmt Ihnen die Datensammlung nicht ab. A2A löst keine falsche Empfängerklassifizierung. Eine TCC-Logik ersetzt keinen Abgleich von Zahlungen, Verträgen und W-9-Angaben.

Auch beim Konto- und Kartenaufbau gilt: Institute entscheiden selbst über Konto, Karte, Rahmen und spätere Darlehen. FIAON Global plant, bereitet vor und begleitet. Es gibt keine Zusage eines Rahmens, keine Zusage einer Karte und keine niedrigere Steuerlast allein durch eine US-Gesellschaft. Bei der ersten Firmenkarte kann persönliche Haftung eine Rolle spielen; diese Haftung ist wirtschaftlich die Sicherheit, auch wenn keine Bareinlage verlangt wird.

Das Wichtigste in drei Sätzen

IRIS statt FIRE ist für DACH-geführte US-Gesellschaften relevant, wenn sie Information Returns für Tax Year 2026 in der Filing Season 2027 elektronisch abgeben müssen oder bisher FIRE genutzt haben. Laut IRS-Mitteilung vom 24. August 2026 endet die FIRE-Einreichung am 19. November 2026 um 3 p.m. Eastern Time; ab 2027 sollen die zuvor von FIRE unterstützten Formulare über IRIS verfügbar sein. Wer 1099-NEC-Daten, W-9-Angaben, TINs, Schwellenwerte, TCC-Themen und den passenden IRIS-Kanal vor Jahresende ordnet, reduziert Stress in der Filing Season deutlich.

Quellen

• Internal Revenue Service: IRS reminder: Information return e-file system transitioning to a new platform (2026)
• Internal Revenue Service: Topic no. 801, Who must file information returns electronically (2026)
• Internal Revenue Service: Publication 1099 (2026), General Instructions for Certain Information Returns (2026)
• Internal Revenue Service: E-file information returns with IRIS (2026)
• Internal Revenue Service: Information return penalties (2026)